Algemene voorwaarden.

1. Definities

• Sjems: de eenmanszaak van Sem Hilvers, ingeschreven bij de KvK onder nummer 82802122.
• Opdrachtgever: de partij die met Sjems een overeenkomst aangaat of aan wie Sjems een aanbieding doet.
• Website: een door Sjems ontworpen en gebouwde website.
• Systeem: een op maat gebouwd bedrijfssysteem, zoals software voor het traject van aanvraag tot factuur.
• Fase: een afgebakend, apart geoffreerd en op te leveren onderdeel van een systeem.
• Oplevering: het moment waarop Sjems een website, systeem of fase ter beoordeling en gebruik aan de opdrachtgever beschikbaar stelt.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op elke aanbieding, offerte en overeenkomst tussen Sjems en de opdrachtgever. Afwijkingen zijn alleen geldig wanneer die schriftelijk overeengekomen zijn. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

3. Offertes en concepten

Offertes van Sjems zijn 14 dagen geldig, tenzij anders vermeld. Het maken van een eerste concept, voorstel of demo is vrijblijvend en zonder kosten, tenzij anders afgesproken. Er ontstaat pas een opdracht op het moment dat de opdrachtgever akkoord geeft op de offerte.

3.1 Auteursrecht op concepten. Alle concepten, ontwerpen, wireframes, prototypes, demo's, teksten en broncode die Sjems deelt vóór opdrachtverstrekking blijven volledig eigendom van Sjems. Het auteursrecht op deze concepten berust bij Sjems en gaat op geen enkele wijze over op de ontvanger, tenzij een opdracht tot stand komt en de bijbehorende factuur volledig is voldaan.

3.2 Vertrouwelijkheid en distributie. De ontvanger van een concept mag dit concept, in welke vorm dan ook (visueel, technisch of tekstueel), niet delen met, doorsturen naar of tonen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Sjems. Het concept is uitsluitend bedoeld voor eigen interne beoordeling door de ontvanger.

3.3 Geen uitvoering door derden. Het concept mag niet, geheel of gedeeltelijk, worden nagemaakt, gereproduceerd of uitgevoerd door de ontvanger of door een derde partij zonder opdracht en betaling aan Sjems. Dit geldt ook voor onderdelen die specifiek voor de ontvanger zijn ontwikkeld, waaronder kleurpaletten, layoutstructuren, typografische keuzes, interactiepatronen, systeemarchitectuur, datamodellen en broncode.

3.4 Schadevergoeding. Bij overtreding van artikel 3.2 of 3.3 is de ontvanger een direct opeisbare schadevergoeding verschuldigd gelijk aan het volledige bedrag van de bijbehorende opdracht of het uitgebrachte voorstel, vermeerderd met 25% opslag, onverminderd het recht van Sjems om de daadwerkelijk geleden schade te vorderen.

3.5 Akkoord door kennisname. Door het concept in ontvangst te nemen en te bekijken, gaat de ontvanger akkoord met de voorwaarden in dit artikel. Sjems verwijst bij het delen van een concept expliciet naar deze voorwaarden.

4. Totstandkoming en fasering

Een maatwerksysteem wordt in fases gebouwd. Elke fase wordt apart geoffreerd, opgeleverd en gefactureerd. De opdrachtgever verplicht zich telkens alleen tot de fase waarvoor akkoord is gegeven.

Na een afgeronde en betaalde fase kan de opdrachtgever besluiten te stoppen, zonder verplichting tot een vervolgfase. Het tot dan opgeleverde werk blijft bruikbaar en wordt, na volledige betaling, eigendom van de opdrachtgever conform artikel 10.

Wordt een opdracht of fase tussentijds beëindigd, dan betaalt de opdrachtgever het tot dat moment verrichte werk naar rato, plus eventuele reeds gemaakte kosten voor derden.

5. Uitvoering

Sjems voert de opdracht uit naar beste inzicht en vermogen en bepaalt de werkwijze binnen de kaders van de offerte. De opdrachtgever levert tijdig alle informatie, materialen en toegang aan die nodig zijn om de opdracht uit te voeren, zoals teksten, foto's, logo's, bedrijfskleuren en, bij een systeem, de benodigde bedrijfsgegevens en procesinformatie.

6. Wijzigingen en meerwerk

Aanpassingen die binnen de scope van de offerte of de betreffende fase vallen zijn inbegrepen. Uitbreidingen van scope worden vooraf apart geoffreerd of, in overleg, per uur afgerekend tegen het geldende uurtarief.

7. Oplevering en acceptatie

De opdrachtgever heeft na oplevering van een website, systeem of fase 14 dagen om klachten over het geleverde werk schriftelijk te melden op info@sjems.nl. Als er binnen deze termijn geen melding is, wordt het geleverde als geaccepteerd beschouwd. Acceptatie van een fase staat los van de beoordeling van latere fases.

8. Garantie op gebreken

Gebreken in een opgeleverde website, systeem of fase die aantoonbaar aan Sjems zijn toe te rekenen, herstelt Sjems kosteloos wanneer deze binnen 3 maanden na oplevering schriftelijk worden gemeld op info@sjems.nl.

De garantie geldt niet voor wijzigingen, uitbreidingen of nieuwe wensen, en niet voor gebreken die het gevolg zijn van aanpassingen, onjuist gebruik of ingrepen door de opdrachtgever of derden, of van wijzigingen bij externe diensten. Werk buiten de garantie wordt per uur afgerekend conform artikel 9.

9. Betaling

Voor websites geldt betaling bij oplevering. Voor maatwerksystemen geldt betaling per opgeleverde fase. De factuur wordt verzonden op het moment van oplevering en is direct opeisbaar, met een uiterste betalingstermijn van 7 dagen na factuurdatum.

Voor specifiek afgebakende onderdelen of voor kosten van derden kan in de offerte een aanbetaling worden afgesproken. Onderhoud en losse uren worden per opdracht of per maand achteraf gefactureerd, eveneens met een betalingstermijn van 7 dagen. Bij niet-tijdige betaling zijn de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten verschuldigd.

10. Intellectueel eigendom en broncode

Na volledige betaling gaan de auteursrechten en het eigendom van het speciaal voor de opdrachtgever ontwikkelde werk, inclusief de broncode, over op de opdrachtgever. De opdrachtgever kan het opgeleverde werk daarna zelfstandig of door een derde laten voortzetten. Op de volgende onderdelen geldt een uitzondering:

• Open-source componenten en bibliotheken blijven onder hun oorspronkelijke licentie.
• Generieke, herbruikbare componenten, frameworks, bibliotheken en kennis die Sjems vóór of los van de opdracht heeft ontwikkeld, blijven eigendom van Sjems. Voor zover deze in het opgeleverde werk zijn verwerkt, verkrijgt de opdrachtgever hierop een niet-exclusief, eeuwigdurend gebruiksrecht binnen zijn eigen systeem of website. Sjems behoudt het recht deze generieke onderdelen bij andere opdrachten te hergebruiken.
• Sjems behoudt het recht om het opgeleverde werk te tonen als onderdeel van eigen portfolio en marketing, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

Sjems werkt zonder verplichte abonnementen of vendor lock-in. Accounts, domein en data staan op naam van de opdrachtgever, en na volledige betaling geldt dat ook voor de broncode van het maatwerk.

11. Data en privacy

De opdrachtgever is eigenaar van alle gegevens die in zijn website of systeem worden verwerkt en is ten aanzien van persoonsgegevens de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Bij het bouwen, onderhouden of ondersteunen van een systeem kan Sjems persoonsgegevens verwerken in opdracht van de opdrachtgever. Sjems handelt dan als verwerker. Voor deze verwerking sluiten partijen een aparte verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG, die in dat geval onderdeel uitmaakt van de overeenkomst.

De opdrachtgever kan zijn gegevens te allen tijde (laten) exporteren. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor een rechtsgeldige grondslag voor de verwerking en voor het maken van back-ups van zijn gegevens, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

12. Hosting, domein en externe diensten

12.1 Verantwoordelijkheid opdrachtgever. De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het regelen en betalen van hosting, domein, databaseopslag, zakelijk mailadres en andere externe diensten die nodig zijn voor de website of het systeem. Deze staan van meet af aan op naam van de opdrachtgever, inclusief bijbehorende accounts (zoals Vercel voor hosting en TransIP of vergelijkbaar voor het domein). Sjems levert zelf geen hostingdienst en registreert niets op eigen naam.

12.2 Setup-begeleiding. Bij een website-pakket is eenmalige begeleiding bij de setup van hosting, domein en zakelijk mailadres inbegrepen. Deze begeleiding bestaat uit uitleg, aanwijzingen en stap-voor-stap instructies. De feitelijke accounts worden aangemaakt op naam van de opdrachtgever.

12.3 Kosten van derden. Kosten voor hosting, domeinregistratie, databaseopslag, mailversturing (zoals Resend), zakelijk mailadres of andere externe diensten worden rechtstreeks door de betreffende leverancier bij de opdrachtgever in rekening gebracht. Sjems is geen partij in deze overeenkomsten en heeft geen invloed op tarieven, verlengingsvoorwaarden of dienstverlening van deze derden.

12.4 Deployment. Sjems zet de website of het systeem live op de door de opdrachtgever aangemaakte omgeving. Sjems verkrijgt daarvoor tijdelijke of blijvende toegang als teamlid of samenwerker, waarna de opdrachtgever bepaalt of en wanneer die toegang wordt beëindigd. De opdrachtgever behoudt te allen tijde de volledige controle over het account.

13. Onderhoud en support

Sjems werkt zonder onderhoudsabonnement. Onderhoud, support en doorontwikkeling na oplevering worden per uur of per losse afspraak afgerekend conform artikel 9. Sjems ondersteunt bij vragen over hosting of DNS, maar geeft geen garantie op beschikbaarheid of uptime en is niet aansprakelijk voor uitval, onderbrekingen of tariefwijzigingen bij externe diensten.

14. Aansprakelijkheid

Sjems is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst of gevolgschade. Eventuele directe schade is beperkt tot het bedrag van de opdracht, met een maximum van het bedrag dat de opdrachtgever in de zes maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit heeft betaald.

Sjems is in ieder geval niet aansprakelijk voor: verlies van gegevens (de opdrachtgever is verantwoordelijk voor back-ups, tenzij schriftelijk anders afgesproken); schade door bedrijfsbeslissingen of gebruik op basis van de website of het systeem; schade door onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde informatie door de opdrachtgever; en schade door uitval of fouten van externe diensten.

15. Overmacht

Bij overmacht, waaronder in ieder geval ziekte, ernstige technische storingen bij derden en andere omstandigheden buiten de invloed van Sjems, worden de termijnen opgeschort. Sjems informeert de opdrachtgever zo spoedig mogelijk.

16. Vertrouwelijkheid

Sjems behandelt alle informatie die van de opdrachtgever wordt ontvangen vertrouwelijk en deelt deze niet met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht (bijvoorbeeld richting hostingpartners).

17. Klachten en geschillen

Klachten worden binnen 14 dagen na constatering schriftelijk gemeld aan info@sjems.nl. Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Sjems is gevestigd.

18. Wijziging van deze voorwaarden

Sjems behoudt zich het recht voor deze voorwaarden aan te passen. De actuele versie is altijd te vinden op sjems.nl/voorwaarden. Voor lopende opdrachten geldt de versie die van toepassing was op het moment van akkoord op de offerte.